จัดการบิลเงินสด เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีอย่างถูกต้อง

บิลเงินสด (Cash Bill) เป็น หลักฐานการซื้อขายสินค้าหรือบริการที่ไม่มีการออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ มักใช้ในกรณีที่ผู้ขายไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษี อย่างไรก็ตาม บิลเงินสดสามารถใช้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายได้หากมีการจัดการอย่างถูกต้อง

หากไม่มีการจัดทำและจัดเก็บบิลเงินสดให้ถูกต้อง อาจส่งผลให้ค่าใช้จ่ายไม่สามารถนำมาหักภาษีได้ หรืออาจถูกกรมสรรพากรตรวจสอบและปฏิเสธได้ ดังนั้น ธุรกิจควรมีการบริหารจัดการบิลเงินสดให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรเพื่อให้สามารถใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้อย่างถูกต้อง

จัดการบิลเงินสด เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีอย่างถูกต้อง วันนี้เรามาดูกันครับ

Table of Content : สารบัญ

1. บิลเงินสด คืออะไร?

2. เงื่อนไขของบิลเงินสดที่สามารถใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี

3. วิธีการจัดการบิลเงินสดเพื่อใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี

4. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการใช้บิลเงินสดเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี

5. ข้อควรระวังเกี่ยวกับการใช้บิลเงินสด

6. ทางเลือกที่ดีกว่าการใช้บิลเงินสด

7. การเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบภาษี

8. บทลงโทษกรณีจัดทำเอกสารหลักฐานอันเป็นเท็จ

9. สรุป

1. บิลเงินสด คืออะไร?

บิลเงินสด (Cash Bill) เป็นเอกสารที่ร้านค้าหรือผู้ขายออกให้เมื่อลูกค้าชำระค่าสินค้าหรือบริการเป็นเงินสดทันที โดยไม่ต้องใช้เครดิตหรือมีการวางบิลในภายหลัง บิลเงินสดมักถูกใช้ในธุรกิจขนาดเล็กหรือร้านค้าที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

ความแตกต่างระหว่างบิลเงินสดและใบกำกับภาษี

รายการ	บิลเงินสด	ใบกำกับภาษี
ใช้สำหรับอะไร?	บันทึกการขายเงินสดทั่วไป	ใช้สำหรับการขายที่มี VAT
มี VAT หรือไม่?	ไม่มี	มี VAT แสดงแยกต่างหาก
ใช้ลดหย่อนภาษีได้ไหม?	ไม่ได้โดยตรง (ต้องมีเอกสารเสริม)	ใช้ลดหย่อนภาษีได้

อ่านเพิมเติม: ภาษีซื้อแบบไหนขอคืนไม่ได้?

อ่านเพิมเติม: ค่ารับรอง ใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้หรือไม่?

2. เงื่อนไขของบิลเงินสดที่สามารถใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี

1. ค่าใช้จ่ายต้องเกี่ยวข้องกับธุรกิจ – ค่าใช้จ่ายนั้นต้องเป็นสิ่งที่จำเป็นและสมเหตุสมผลสำหรับการดำเนินธุรกิจ เช่น ค่าวัสดุอุปกรณ์สำนักงาน ค่าการตลาด ค่าเช่าสถานที่ หรือค่าจ้างแรงงาน
2. ต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง – ต้องสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงและจำเป็นต่อธุรกิจ ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่สร้างขึ้นเพื่อหลีกเลี่ยงภาษี
3. บิลเงินสดต้องมีข้อมูลครบถ้วน – ประกอบไปด้วย:
   • ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย – ระบุชื่อของผู้ขายและที่อยู่ที่สามารถติดต่อได้
   • เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก ของผู้ขาย
   • เลขที่บิลและวันที่ออกบิล – กำหนดวันที่ที่แน่นอนเพื่อเป็นหลักฐานที่ชัดเจน
   • รายละเอียดของสินค้า/บริการที่ซื้อ – อธิบายรายการสินค้า/บริการที่ชัดเจน รวมถึงปริมาณและราคาต่อหน่วย
   • จำนวนเงินที่ชำระ – ระบุจำนวนเงินทั้งหมดที่ชำระ และหากเป็นไปได้ให้แสดงการคำนวณราคาต่อหน่วย
   • ชื่อผู้ซื้อ (หากเป็นไปได้ควรระบุชื่อบริษัทของผู้ซื้อด้วย)
   • ลายเซ็นของผู้ขายหรือผู้รับเงิน (ถ้ามี): เพิ่มความน่าเชื่อถือของบิลเงินสด
4. ต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่ขัดต่อกฎหมายภาษี – ค่าใช้จ่ายบางประเภท เช่น ค่ารับรองลูกค้า อาจถูกจำกัดการหักภาษี ดังนั้นควรศึกษากฎหมายที่เกี่ยวข้อง
5. ต้องมีการบันทึกบัญชีอย่างถูกต้อง – ค่าใช้จ่ายจากบิลเงินสดต้องถูกบันทึกลงในระบบบัญชีของธุรกิจอย่างชัดเจนเพื่อให้สามารถตรวจสอบได้

3. วิธีการจัดการบิลเงินสดเพื่อใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี

1. ขอให้ผู้ขายออกบิลเงินสดที่ถูกต้องและครบถ้วน
   • หากเป็นไปได้ ควรขอให้ผู้ขายออกใบเสร็จรับเงินที่มีการระบุชื่อบริษัทของผู้ซื้อ
   • หากมีการซื้อสินค้าจากบุคคลธรรมดา ควรมีหนังสือรับรองการจ่ายเงินแนบไว้เป็นหลักฐานเพิ่มเติม
2. บันทึกค่าใช้จ่ายอย่างเป็นระบบ
   • แยกค่าใช้จ่ายแต่ละประเภทให้ชัดเจน เช่น
     • ค่าใช้จ่ายด้านการตลาด
     • ค่าใช้จ่ายด้านพนักงาน
     • ค่าเดินทาง
     •  ค่าซ่อมแซม
     • ค่าวัสดุอุปกรณ์ เป็นต้น
3. จัดเก็บบิลเงินสดอย่างเหมาะสม
   • ควรแยกบิลเงินสดออกจากค่าใช้จ่ายส่วนตัวเพื่อป้องกันความสับสน
   • เก็บบิลเงินสดในแฟ้มเอกสาร หรือแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลโดยการสแกนหรือถ่ายภาพเก็บไว้
4. สำรองข้อมูลเอกสาร
   • ควรมีสำเนาบิลเงินสดเก็บไว้ทั้งในรูปแบบกระดาษและรูปแบบดิจิทัล เผื่อกรณีที่มีการตรวจสอบจากกรมสรรพากร
5. ศึกษากฎหมายภาษีที่เกี่ยวข้อง
   • ตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้หรือไม่
   • ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีหากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการบันทึกบัญชี
6. จัดทำรายงานบัญชีและภาษีให้ถูกต้อง
   • รายงานภาษีซื้อ-ขาย และรายงานภาษีเงินได้ควรสอดคล้องกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
   • หากค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนมาก ควรมีนักบัญชีตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารเป็นระยะ

4. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการใช้บิลเงินสดเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี

1. บิลเงินสดไม่มีข้อมูลที่ครบถ้วน – ข้อมูลที่ขาดไปอาจทำให้กรมสรรพากรไม่ยอมรับค่าใช้จ่าย
2. ใช้บิลเงินสดปลอม – การใช้เอกสารเท็จอาจส่งผลให้ธุรกิจถูกปรับหรือเสียภาษีย้อนหลัง
3. ไม่มีการบันทึกบัญชี – หากค่าใช้จ่ายไม่ได้ถูกบันทึกอย่างเป็นทางการ ธุรกิจจะไม่สามารถใช้เป็นค่าใช้จ่ายหักภาษีได้
4. เก็บบิลเงินสดไม่เป็นระเบียบ – หากไม่มีระบบจัดเก็บที่ดี อาจทำให้เกิดปัญหาในการตรวจสอบภาษีภายหลัง

5. ข้อควรระวังเกี่ยวกับการใช้บิลเงินสด

• ไม่สามารถใช้บิลเงินสดเพื่อนำไปขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ได้
• หากบิลเงินสดมีข้อมูลไม่ครบถ้วน อาจถูกกรมสรรพากรตีตกว่าไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่ถูกต้อง
• การใช้บิลเงินสดปลอมหรือบิลจากแหล่งที่ไม่น่าเชื่อถือ อาจนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมายและภาษี

6. ทางเลือกที่ดีกว่าการใช้บิลเงินสด

• ใช้ใบกำกับภาษีอย่างถูกต้องหากมีการจดทะเบียน VAT
• ขอใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายที่เป็นนิติบุคคลหรือจดทะเบียนภาษีอย่างถูกต้อง
• ใช้ช่องทางการชำระเงินที่มีหลักฐานชัดเจน เช่น การโอนเงินผ่านธนาคารหรือจ่ายผ่าน e-Payment
• ตรวจสอบว่าผู้ขายมีการจดทะเบียนภาษีถูกต้อง และสามารถออกเอกสารภาษีที่ถูกต้องได้

7. การเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบภาษี

• เก็บเอกสารทางบัญชีและภาษีอย่างน้อย 5 ปี: ควรเก็บเอกสารให้พร้อมสำหรับการตรวจสอบในกรณีที่กรมสรรพากรตรวจสอบย้อนหลัง
• ตรวจสอบเอกสารค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอ: การตรวจสอบเอกสารเป็นประจำช่วยลดข้อผิดพลาด
• ใช้ที่ปรึกษาด้านภาษีหรือผู้สอบบัญชี: การใช้ผู้เชี่ยวชาญช่วยตรวจสอบบัญชีจะช่วยให้ธุรกิจดำเนินการได้ถูกต้องตามกฎหมาย
• ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับด้านภาษี: การปฏิบัติตามข้อกำหนดภาษีจะช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดปัญหาภาษีในอนาคต

8. บทลงโทษกรณีจัดทำเอกสารหลักฐานอันเป็นเท็จ

พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

• “มาตรา ๓๙ ผู้ใดลงรายการเท็จ แก้ไข ละเว้นการลงรายการในบัญชีหรืองบการเงิน หรือแก้ไขเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีเพื่อให้ผิดความเป็นจริง ต้องระวางโทษจำคุกไม่เกินสองปี หรือปรับไม่เกินสี่หมื่นบาทหรือทั้งจำทั้งปรับ ในกรณีที่ผู้กระทำความผิดตามวรรคหนึ่งเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ต้องระวางโทษจำคุกไม่เกินสามปี หรือปรับไม่เกินหกหมื่นบาท หรือทั้งจำ ทั้งปรับ”

ประมวลรัษฎากร

• “มาตรา ๓๗ ผู้ใดกระทำการดังต่อไปนี้ ต้องระวางโทษจำคุกตั้งแต่สามเดือนถึงเจ็ดปีและปรับตั้งแต่สองพันบาทถึงสองแสนบาท
  (๑) โดยเจตนาแจ้งข้อความเท็จ หรือให้ถ้อยคำเท็จ หรือตอบคำถามด้วยถ้อยคำอันเป็นเท็จหรือนำพยานหลักฐานเท็จมาแสดง เพื่อหลีกเลี่ยงการเสียภาษีอากรหรือเพื่อขอคืนภาษีอากรตามลักษณะนี้ หรือ
  (๒) โดยความเท็จ โดยฉ้อโกงหรืออุบาย หรือโดยวิธีการอื่นใดทำนองเดียวกัน หลีกเลี่ยงหรือพยายามหลีกเลี่ยงการเสียภาษีอากรหรือขอคืนภาษีอากรตามลักษณะนี้”

9. สรุป

การทำให้บิลเงินสดสามารถใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้อย่างถูกต้องนั้น จำเป็นต้องมีการจัดการเอกสาร บันทึกบัญชี และศึกษากฎหมายภาษีอย่างรอบคอบ การปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรและจัดเก็บหลักฐานให้ครบถ้วนจะช่วยให้ธุรกิจสามารถลดภาระภาษีได้อย่างถูกต้องและโปร่งใส นอกจากนี้ การใช้เทคโนโลยีและระบบดิจิทัลในการจัดเก็บบิลเงินสดจะช่วยให้การบริหารจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดความเสี่ยงในการถูกตรวจสอบจากหน่วยงานภาครัฐ

หากคุณไม่มั่นใจในการคำนวณภาษีหรือจัดการบัญชีอย่างถูกต้อง

สำนักงานบัญชีกรุงเทพ (2009) ยินดีที่จะเป็นอีกหนึ่งทางเลือกหนึ่ง ให้คุณได้ผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมให้คำปรึกษาและดูแลบัญชี-ภาษีของคุณ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการทำผิดกฎหมาย และช่วยให้คุณวางแผนการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากสนใจ ติดต่อเราได้ครับ