ค่ารับรอง ใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้หรือไม่?

ค่ารับรอง คือ อะไร?
ค่ารับรอง (Entertainment Expenses) หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจใช้ในการต้อนรับ เลี้ยงรับรองลูกค้า หรือคู่ค้าทางธุรกิจ เช่น ค่าอาหาร ค่าเครื่องดื่ม หรือของขวัญที่มอบให้กับลูกค้าเพื่อสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ

ค่ารับรอง ใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้หรือไม่? มาดูกันครับ

Table of Content : สารบัญ

1. ค่ารับรองที่สามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้

2. หลักเกณฑ์และข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตาม

3. ค่ารับรองที่ไม่สามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี

4. กรณีศึกษาค่ารับรองที่นำไปหักภาษีได้และไม่ได้

5. ข้อกำหนดเรื่องวงเงินค่าใช้จ่าย

6. การตรวจสอบของกรมสรรพากรเกี่ยวกับค่ารับรอง

7. สรุป

1. ค่ารับรองที่สามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้

โดยทั่วไปแล้ว ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการรับรองลูกค้าหรือคู่ค้าจะสามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ หากการรับรองนั้นเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนและตรงกับวัตถุประสงค์ในการส่งเสริมการขาย หรือการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ

เงื่อนไขของค่ารับรองที่สามารถเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้:

1. ค่ารับรองหรือค่าบริการนั้น ต้องเป็นค่ารับรองหรือค่าบริการอันจำเป็นตามธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจทั่วไป และบุคคลซึ่งได้รับการรับรองหรือรับบริการต้องมิใช่ลูกจ้างของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลเว้นแต่ลูกจ้างดังกล่าวจะมีหน้าที่เข้าร่วมในการรับรองหรือการบริการนั้นด้วย
2. ค่ารับรองหรือค่าบริการนั้น ต้องมีกรรมการหรือผู้เป็นหุ้นส่วนหรือผู้จัดการ หรือผู้ได้รับมอบหมายจากบุคคลดังกล่าวเป็นผู้อนุมัติหรือสั่งจ่ายค่ารับรอง หรือค่าบริการนั้นด้วย และต้องมีใบรับหรือหลักฐานของผู้รับสำหรับเงินที่จ่ายเป็นค่ารับรองหรือเป็นค่าบริการเว้นแต่ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่มีหน้าที่ต้องออกใบรับตามประมวลรัษฎากร

ตัวอย่างของการรับรองที่สามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายได้ ได้แก่:

• ค่าอาหารและเครื่องดื่ม ที่ใช้ในงานเลี้ยงหรือการประชุมธุรกิจ
• ค่าเดินทาง หรือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อการประชุมธุรกิจ
• ค่าที่พัก ในกรณีที่ต้องมีการเดินทางไปต่างจังหวัดเพื่อเจรจาธุรกิจ
• ค่าใช้จ่ายในการจัดงาน ที่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมการขาย หรือการประชุมทางธุรกิจ
• ค่าของขวัญให้ลูกค้า เนื่องโอกาสพิเศษ

อ่านเพิ่มเติม: จัดการบิลเงินสด เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี อย่างถูกต้อง

อ่านเพิมเติม: ภาษีซื้อแบบไหนขอคืนไม่ได้?

2. หลักเกณฑ์และข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตาม

เพื่อที่จะสามารถหักค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ ธุรกิจต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดและมีเอกสารที่ถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด ได้แก่:

• ต้องจัดทำใบขออนุมัติเบิกค่ารับรอง โดยต้องมีกรรมการ หรือผู้จัดการ หรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากกิจการให้เป็นผู้มีอำนาจอนุมัติ
• เอกสารใบกำกับภาษี (Tax Invoice): ธุรกิจต้องมีใบกำกับภาษีที่ถูกต้องสำหรับค่าใช้จ่ายทุกประเภทที่สามารถหักได้ ซึ่งจะต้องมีรายละเอียดครบถ้วน เช่น ชื่อ-ที่อยู่ของผู้จำหน่ายสินค้า เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รายการสินค้าหรือบริการ วันที่และจำนวนเงินที่จ่าย
• หลักฐานการจ่ายเงิน: การใช้จ่ายต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินที่สามารถแสดงให้เห็นว่าเป็นการใช้จ่ายเพื่อการธุรกิจ เช่น ใบเสร็จรับเงิน หรือหลักฐานการโอนเงิน
• บันทึกค่ารับรองให้ถูกต้อง:
  • บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีภายใต้หมวดค่าใช้จ่ายรับรอง และจัดทำบัญชีแยกต่างหากสำหรับค่ารับรองเพื่อความชัดเจนในการตรวจสอบ
  • จัดเก็บเอกสารหลักฐาน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี รายละเอียดผู้ร่วมงาน และเหตุผลของค่าใช้จ่าย
  • ระบุวัตถุประสงค์ของค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน เช่น การประชุมหารือทางธุรกิจ การสร้างความสัมพันธ์ทางการค้า หรือการส่งเสริมภาพลักษณ์องค์กร
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายอยู่ภายใต้ข้อจำกัดของกรมสรรพากรและสอดคล้องกับหลักเกณฑ์ของบริษัท

3. ค่ารับรองที่ไม่สามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี

ในทางกลับกัน หากการรับรองไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหรือไม่สมเหตุสมผล อาจไม่สามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ ตัวอย่างของการรับรองที่ไม่สามารถหักได้ ได้แก่:

• การใช้จ่ายส่วนตัว: เช่น การจัดเลี้ยงเพื่อความบันเทิงส่วนตัว หรือการให้ของขวัญในโอกาสส่วนตัว ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจการธุรกิจ
• การใช้จ่ายที่ไม่สมเหตุสมผล: เช่น ค่าใช้จ่ายที่สูงเกินไป หรือค่าใช้จ่ายที่ไม่เหมาะสมกับลักษณะของธุรกิจหรือกิจกรรมที่ดำเนินการ
• การใช้จ่ายในกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ: หากค่าใช้จ่ายเกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่ไม่ส่งเสริมการขายหรือไม่ช่วยในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ เช่น งานเลี้ยงส่วนตัวหรืองานที่ไม่เกี่ยวข้องกับการเจรจาธุรกิจ

4. กรณีศึกษาค่ารับรองที่นำไปหักภาษีได้และไม่ได้

✅ กรณีศึกษาที่นำไปหักภาษีได้

บริษัท A เป็นบริษัทที่ปรึกษาทางธุรกิจ ได้จัดงานสัมมนาเพื่อให้ความรู้กับลูกค้าเกี่ยวกับกลยุทธ์การตลาด โดยมีค่าใช้จ่ายในการจัดเลี้ยงอาหารกลางวันสำหรับลูกค้าและค่าวิทยากร บริษัท A มีเอกสารหลักฐาน เช่น รายชื่อผู้เข้าร่วมงาน ใบเสร็จรับเงิน และระบุเหตุผลในการจัดสัมมนาอย่างชัดเจน ดังนั้นค่าใช้จ่ายนี้สามารถนำไปหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ เนื่องจากเป็นค่าใช้จ่ายที่มีเหตุผลทางธุรกิจที่ชัดเจนและอยู่ในขอบเขตที่กฎหมายกำหนด

❌ กรณีศึกษาที่นำไปหักภาษีไม่ได้

บริษัท B เป็นบริษัทผลิตสินค้าส่งออก ได้จัดงานเลี้ยงปีใหม่สำหรับพนักงานและครอบครัวของพนักงาน โดยมีค่าใช้จ่ายในส่วนของอาหาร เครื่องดื่ม และของขวัญ เนื่องจากค่าใช้จ่ายดังกล่าวเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับสวัสดิการของพนักงานมากกว่าการต้อนรับลูกค้าหรือคู่ค้าทางธุรกิจ ทำให้ไม่สามารถนำไปหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้

5. ข้อกำหนดเรื่องวงเงินค่าใช้จ่าย

กรมสรรพากรมีข้อกำหนดเกี่ยวกับวงเงินที่สามารถหักค่าใช้จ่ายได้ ตัวอย่างเช่น:

• ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการรับรองไม่ควรเกินวงเงินที่กรมสรรพากรกำหนด หากค่าใช้จ่ายเกินจากจำนวนที่กำหนด ธุรกิจจะต้องหักภาษีออกจากส่วนเกินและไม่สามารถนำมาหักภาษีได้เต็มจำนวน
• ตัวอย่างที่ 1: หากเป็น ค่าสิ่งของที่ให้แก่บุคคลซึ่งได้รับการรับรองหรือรับบริการจะต้องมีมูลค่า ไม่เกินคนละ 2,000 บาท (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) ในแต่ละคราวที่มีการรับรองหรือการบริการ
• ตัวอย่างที่ 2: จำนวนเงินค่ารับรองและค่าบริการให้นำมาหักเป็นรายจ่ายได้เท่ากับจำนวนที่ต้องจ่าย แต่รวมกันต้องไม่เกินร้อยละ 0.3 ของจำนวนเงินยอดรายได้หรือยอดขายที่ต้องนำมารวมคำนวณกำไรสุทธิก่อนหักรายจ่ายใด ในรอบระยะเวลาบัญชีหรือของจำนวนเงินทุนที่ได้รับชำระแล้วถึงวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี แล้วแต่จำนวนใดจะมากกว่า ทั้งนี้รายจ่ายที่จะนำมาหักได้จะต้องมีจำนวนสูงสุดไม่เกิน 10 ล้านบาท
• กรมสรรพากร จะพิจารณาค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการรับรองว่ามีความสมเหตุสมผลและเหมาะสมกับลักษณะของธุรกิจ โดยอาจมีการจำกัดค่าใช้จ่ายตามประเภทกิจกรรมหรือจำนวนผู้เข้าร่วม

6. การตรวจสอบของกรมสรรพากรเกี่ยวกับค่ารับรอง

กรมสรรพากรมีแนวทางการตรวจสอบค่ารับรองอย่างเข้มงวด โดยมักจะพิจารณาในประเด็นต่อไปนี้:

• ความสมเหตุสมผลของค่าใช้จ่าย: ตรวจสอบว่าสัดส่วนของค่ารับรองเมื่อเทียบกับรายได้ของบริษัทสูงเกินไปหรือไม่
• เอกสารหลักฐาน: ตรวจสอบว่าใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และรายชื่อผู้ร่วมงานมีความครบถ้วนและถูกต้องหรือไม่
• วัตถุประสงค์ของค่าใช้จ่าย: ต้องแสดงให้เห็นว่าค่ารับรองเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจจริง มิใช่ค่าใช้จ่ายส่วนตัวหรือสวัสดิการพนักงาน
• การใช้จ่ายที่ไม่เข้าข่ายค่ารับรอง: หากตรวจพบว่าค่าใช้จ่ายที่บันทึกเป็นค่ารับรองจริง ๆ แล้วเป็นค่าใช้จ่ายที่ใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัวของผู้บริหารหรือพนักงาน กรมสรรพากรอาจไม่อนุญาตให้นำไปหักภาษี
• การตรวจสอบย้อนหลัง: กรมสรรพากรอาจสุ่มตรวจสอบย้อนหลังหลายปี หากพบการบันทึกค่าใช้จ่ายที่ไม่ถูกต้อง บริษัทอาจถูกเรียกเก็บภาษีเพิ่มเติมและถูกปรับทางภาษี

7. สรุป

การหักค่ารับรองเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้หรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น ความเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ, ความสมเหตุสมผล, และเอกสารที่ถูกต้อง การหักค่าใช้จ่ายเหล่านี้สามารถช่วยลดภาระภาษีของธุรกิจได้ แต่ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างเคร่งครัด และหากมีข้อสงสัย ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเพื่อให้ดำเนินการอย่างถูกต้อง

หากคุณไม่มั่นใจในการคำนวณภาษีหรือจัดการบัญชีอย่างถูกต้อง

สำนักงานบัญชีกรุงเทพ (2009) ยินดีที่จะเป็นอีกหนึ่งทางเลือกหนึ่ง ให้คุณได้ผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมให้คำปรึกษาและดูแลบัญชี-ภาษีของคุณ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการทำผิดกฎหมาย และช่วยให้คุณวางแผนการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากสนใจ ติดต่อเราได้ครับ